Bâtiment / Travaux / Construction

11205 - Secrétaire du service entretien des collèges (H/F)

Référence de l'offre : SRM11205-21

Date de publication :

Date limite de candidature :

Poste à pourvoir :

Chargé(e) de recrutement : Audrey COTTON-DGAA

Categorie : C

Type d'emploi : Emploi permanent

Domaine d'activité : Bâtiment / Travaux / Construction

Filière - Cadre d'emploi : Filière administrative - Adjoints administratif territoriaux

Structure : Direction de l'Architecture des Bâtiments et des Collèges

Localisation : Melun

Description du poste

Assurer les fonctions de secrétariat et d’assistance administrative et logistique du service.

Vos missions :

Activités principales :

  • Accueil téléphonique et physique,
  • Réception, traitement et diffusion d’informations (courriers, mails, appels, etc.) (appréhender le caractère d’urgence des informations, traiter le courrier entrant, trier/photocopier/assembler les documents, préparer des réponses aux sollicitations),
  • Réalisation, mise en forme et valorisation de supports écrits (prendre des notes, réaliser la saisie et la mise en page de documents, gérer les parapheurs, envoyer des documents et effectuer leurs suivis, rédaction de compte-rendu et documents divers),
  • Suivi et planification des agendas du chef de service et des chargés d’opérations, gestion logistique des réunions (salle, matériel, fonds de dossiers, etc.), organisation de réunions,
  • Réalisation et gestion de tableaux de bord,
  • Coordination et soutien logistique du service (accueil des nouveaux arrivants, stagiaires et apprentis, anticiper et réaliser les commandes de fournitures pour le service),
  • Tri, classement et archivage de documents.
     

Activités secondaires :

  • Réaliser l’intérim d’une autre assistante ou lui apporter un renfort ponctuel,
  • Participer aux réunions des assistantes de la direction,
  • Gérer le courrier Arrivé de la direction,
  • Gérer les tontes et affichages de rentrée,
  • Gérer administrativement le dispositif d’autonomie des collèges.

Profil recherché / compétences

Savoirs :

  • Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
  • Techniques de secrétariat (prise de notes, etc .)
  • Techniques de classement et d’archivage
  • Procédures administratives
  • Notion d’organisation et de gestion du temps

 

Savoir-faire :

  • Maîtrise de l’outil bureautique
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Capacité à effectuer un reporting régulier au chef de service
  • Capacités rédactionnelles

 

Savoir relationnel :

  • Discrétion
  • Rigueur et méthode
  • Autonomie
  • Aptitude au travail en équipe

 

Éléments complémentaires :

Le poste est basé à Melun.

 

Dans le cadre de sa politique d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, le Conseil Département de Seine-et-Marne facilité leur accès aux emplois territoriaux.

Venez rejoindre un Département dynamique et innovant, vous y exercerez un métier passionnant !

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Date limite de candidature :

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) en rappelant la référence et le libellé de l'offre :

  1. Renseignements auprès de :

    Audrey COTTON-DGAA
    Hôtel du Département
    CS 50377
    77010 Melun cedex

  2. Par mail :

    Recrutement-DGAA@departement77.fr

  3. En ligne :